Nebenkostenabrechnung

Die jährliche Abrechnung der Betriebskosten – Pflichten für Vermieter, Rechte für Mieter.

Die Nebenkostenabrechnung ist einer der häufigsten Streitpunkte zwischen Vermieter und Mieter. Wer die Fristen, die umlegbaren Positionen und die formalen Anforderungen kennt, schützt sich vor Nachforderungsausfällen und Mietrechtsstreitigkeiten.

Definition

Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung) ist die jährliche Aufstellung der auf den Mieter umlegbaren Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie zeigt, welche Kosten angefallen sind, wie sie verteilt wurden und ob die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters ausgereicht haben oder eine Nachzahlung bzw. Rückerstattung fällig ist.

Welche Kosten dürfen umgelegt werden?

Die BetrKV definiert abschließend, welche Positionen auf Mieter umgelegt werden dürfen:

UmlagefähigGrundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizkosten (nach HeizkostenV), Warmwasser, Fahrstuhl, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hausbeleuchtung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne/Kabelanschluss, Waschmaschinen, sonstige vereinbarte Betriebskosten.

Nicht umlagefähigVerwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Leerstandskosten, Abschreibungen. Diese Kosten trägt der Vermieter selbst. Ein häufiger Fehler ist es, Reparaturrechnungen in die Betriebskostenabrechnung aufzunehmen.

Fristen und formale Anforderungen

AbrechnungsfristDer Vermieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Verspätete Abrechnungen können nicht mehr zur Nachzahlung herangezogen werden (Ausschlussfrist).

Widerspruchsfrist MieterDer Mieter hat 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit, Einwände zu erheben. Danach ist die Abrechnung bindend, wenn nicht ausdrücklich unter Vorbehalt gezahlt wurde.

BelegrechtDer Mieter hat das Recht, alle Belege einzusehen. Eine Übersendung von Kopien muss der Vermieter auf Verlangen ermöglichen (BGH-Urteil).

Hinweis für Rostock: Bei Mehrfamilienhäusern in Rostock ist eine korrekte Nebenkostenabrechnung wichtig für die Attraktivität als Kapitalanlage. Käufer prüfen in der Regel die Abrechnungen der letzten 2–3 Jahre.

Nebenkostenabrechnung beim Immobilienverkauf

Beim Verkauf eines vermieteten Mehrfamilienhauses oder einer Eigentumswohnung in Rostock sind laufende und offene Nebenkostenabrechnungen Teil der Due Diligence:

Was Käufer prüfen: Vollständigkeit der Betriebskostenabrechnung, Höhe der Vorauszahlungen im Verhältnis zu den tatsächlichen Kosten, nicht umgelegte Positionen sowie etwaige Streitigkeiten mit Mietern. Büchel Immobilien bereitet die Verkaufsdokumentation vollständig vor.

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Häufige Fragen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Der Vermieter hat 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit. Endet der Abrechnungszeitraum also am 31. Dezember, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter eingehen. Verspätete Abrechnungen führen zum Verlust des Nachzahlungsanspruchs.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?

Nicht umlegbar sind Verwaltungskosten, Reparatur- und Instandhaltungskosten, Leerstandskosten und Abschreibungen. Die BetrKV listet die umlegbaren Positionen abschließend auf.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch ist?

Der Mieter kann die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt schriftlich anfechten und Einsicht in die Belege verlangen. Bei wesentlichen Fehlern kann die gesamte Abrechnung unwirksam sein.

Muss ich als Vermieter die Belege zur Nebenkostenabrechnung aufbewahren?

Ja, mindestens für die Dauer der Widerspruchsfrist des Mieters (12 Monate nach Zustellung) plus eine angemessene Pufferzeit. In der Praxis empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens 5 Jahren.

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Verpasst er diese Frist, verliert er den Anspruch auf Nachzahlungen – Guthaben des Mieters bleiben aber bestehen. In Rostock beginnt das Abrechnungsjahr meist am 1. Januar.

Was darf der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten (Hausverwaltergebühren), Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Leerstandskosten sowie die Grundsteuer für Gewerbeflächen in Wohnanlagen. Auch einmalige Kosten wie die Erneuerung der Heizung dürfen nicht in der jährlichen Betriebskostenabrechnung erscheinen.

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